Schichtsysteme einführen – Die Vorgehensweise

 

Schichtsysteme – Ein Leitfaden zur Einführung

 

Will man neue Arbeitszeiten in den Schichtbetrieb einführen, steht man zunächst vor einer Vielzahl von Schichtmodellen und Umsetzungsfragen.

Doch was benötige ich für die Veränderung und wie soll das neue Schichtsystem aussehen? Welche Vorgehensweise ist für mein Unternehmen die richtige und was muss bei der Einführung beachtet werden?

 

Kein Überstülpen bereits vorhandener oder fremder Schichtsysteme!

 

Da die Arbeitszeitbedürfnisse und Organisationsstrukuren je nach Unternehmen sehr unterschiedlich und individuell sind, empfiehlt es sich, nicht bereits bestehende fremde und somit ggf. ungeeignete Schichtsysteme anderer Firmen zu übernehmen und den eigenen Bereichen überzustülpen. Vielmehr sollte unter Berücksichtigung der individuellen betrieblichen Belange das neue Arbeitszeitsystem unternehmensgerecht entwickelt und in den jeweiligen Arbeitszeitbedürfnissen angepasst werden.

 

Um ein optimales Schichtmodell zu erhalten, muss auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens eingegangen werden!

 

Eine Umstellung der Arbeitszeiten und Betriebszeiten stellt einen komplexen Vorgang dar, der sich auf viele Bereiche des Unternehmens auswirkt. Die Maßnahmen führen nur dann zur erfolgreichen Zielerreichung, wenn sie schrittweise auf die betrieblichen, organisatorischen, personellen und technischen Umstände abgestimmt und Mitarbeiterbelange berücksichtigt werden.

 

Ein planmäßiges und schrittweises Vorgehen ist notwendig.

 

Der Ablauf des Einführungsprozesses unterliegt jedoch situativen Einflüssen.

Jedes Unternehmen aber auch jeder einzelne Unternehmensbereich muss also eine an die eigenen Arbeitszeitbedürfnisse und -abläufe angepasste Vorgehensmethode wählen. Wenn auch hinsichtlich der Abfolge der Umsetzungsschritte und ihrer Bedeutung für die Implementierung situative Unterschiede bestehen, werden sich die dargestellten Aktivitäten grundsätzlich im Entwicklungsprozess zur Einführung innovativer Schichtsysteme wiederfinden.

Teilweise sind die einzelnen Phasen und Umsetzungsschritte schwer abgrenzbar, daher kann ein Ablaufschema zur Einführung neuer Arbeitszeitsysteme nur als Raster dienen. Es besteht vielmehr ein fließender Übergang der einzelnen Implementierungsphasen. Auch ist es möglich, aufgrund interner betrieblicher Gründe einzelne Phasen vorzuziehen oder zurückzustellen. Außerdem kann es vorteilhaft sein, die Phasen immer wieder rückwirkend zu betrachten, um eventuelle neue Erkenntnis mit einzubeziehen.

 

Ein Projektteam bilden

 

Eine Projektgruppe besteht idealerweise aus Mitarbeitern aller betroffenen Bereiche, so dass die unterschiedlichen Bedürfnisse und Interessen berücksichtigt und die jeweiligen Erfahrungen und Fachkenntnisse genutzt werden können.

Neben den Mitarbeitern aus den betroffenen Bereichen (Mitarbeiter, Meister, Produktionsleiter) sollten auch Vertreter aus dem Personalbereich und der Produktionsplanung sowie der Betriebsrat dem Projektteam angehören. Somit kann eine detaillierte Analyse der individuellen betrieblichen Parameter vorgenommen werden.

Das gemeinsame Diskutieren, Gegenüberstellen und Erarbeiten von Lösungsalternativen ist für die Gesamtakzeptanz des neuen Arbeitszeitmodells sehr von Vorteil.

Die Einbindung der betroffenen Mitarbeiter erhöht nicht nur die Akzeptanz für das neue Arbeitszeitmodell, auch sollte aufgrund der bestehenden Komplexität und der damit verbundenen vielseitig zu berücksichtigenden Interessen und Sachverhalte auf die Erfahrungen und Kenntnisse der Mitarbeiter und Führungskräfte zurückgegriffen werden.

Weiterhin sollte darauf geachtet werden, dass das Projektteam nicht zu groß wird, um unnötige Komplexität zu verhindern und eine hohe Effizienz zu gewährleisten.

Abhängig von Unternehmensgröße und Strukturen einer Organisation, muss die Zusammensetzung des Projektteams individuell bestimmt werden.

 

Mitarbeiterinformation und Kommunikation

 

Nachdem die Entscheidung für eine Änderung des Arbeitszeitsystems getroffen ist, sollten so früh wie möglich der Betriebsrat, der gemäß Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung neuer Arbeitszeitregelungen hat, sowie die Mitarbeiter über das Wollen und die Notwendigkeit der Veränderung informiert werden.

Um Widerstände der betroffenen Mitarbeiter entgegenzuwirken, spielt die frühzeitige und konstruktiv ausgerichtete Information und Kommunikation eine entscheidende Rolle. Schließlich soll die Akzeptanz aller Beteiligten erreicht werden.

Die Qualität und Intensität der Mitarbeiterkommunikation bestimmt überwiegend den Erfolg der neuen Arbeitszeitregelung. Die Kommunikation ist also zwingende Voraussetzung für eine harmonische und erfolgreiche Einführung eines neuen Schichtsystems.

Allen Mitarbeitern sollten in diesem Zusammenhang rationale, realistische und leicht verständlich Informationen über die Gründe und Notwendigkeit der Veränderung vermittelt werden, damit sie betriebswirtschaftliche Zusammenhänge besser verstehen und beurteilen können sowie das wirtschaftliche Bewussstsein für Kosten und Wettbewerb sichtbar zu machen.

Auch sollten alle Mitarbeiter im Unternehmen über den laufenden Entwicklungsstand des neuen Schichtsystems informiert werden. In diesem Zusammenhang sollten negative Tendenzen nicht verdrängt werden. Sie sollten vielmehr aufgegriffen und mit den betroffenen Mitarbeitern diskutiert werden, um negativen Tendenzen im Vorfeld entgegenwirken zu können.

 

Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Projekt

 

Die erfolgreiche Einführung eines neuen Arbeitszeitmodells hängt von vielen Faktoren ab, die je nach Unternehmen unterschiedliche Gewichtung haben können.

Unerlässlich ist die Unterstützung durch das (Top-)-Management. Dabei sollte besonders auf die Gründe und Notwendigkeit der Veränderung hingewiesen werden.

Ein oftmals in der Praxis unterschätzter Erfolgsfaktor ist ein zweckgerichtetes Führungsverhalten. Die Führungskräfte sind besonders gefordert, die Förderung der Akzeptanz und das Wollen einer Veränderung zu unterstützen. Ist die Führungskraft nicht von einer Veränderung überzeugt, so sehen auch die Mitarbeiter nicht die Notwendigkeit, ein neues Arbeitszeitmodell zu akzeptieren.

Wie bereits oben ausführlich beschrieben, ist eine frühzeitige und umfassende Information sowie laufende Kommunikation über den Projektstand notwendig, die Mitarbeiter dergestalt zu informieren und wahrzunehmen, dass sie die Notwendigkeit der Veränderung verstehen und einem neuen Arbeitszeitmodell positiver gegenüberstehen.

In der Praxis zeigt sich außerdem, dass eine ausreichende Zeitplanung für das Projekt eingeplant werden muss. Nicht außer Acht gelassen werden darf, dass die Widerstände der Mitarbeiter nur über den Zeitfaktor entschärft werden können. Außerdem sind eventuell technische, organisatorische oder personelle Maßnahmen notwendig, die den Starttermin eines neuen Schichtplanes verzögern können.

 

IST-Zustand erfassen und Soll-Zustand formulieren

 

Voraussetzung für die weitere Entscheidungsfindung ist eine Analyse der eigenen betrieblichen Verhältnisse und der Problemidentifikation, weshalb ein neues Schichtsystem benötigt wird. Daraus können anschließend die Zielvorgaben und somit der Soll-Zustand formuliert werden.

Um nicht nur unternehmerische und wirtschaftliche, sondern auch personalwirtschaftliche und soziale Ziele bestimmen zu können, sollten unbedingt die Bedürfnisse, Anliegen und Nöte der betroffenen Mitarbeiter aufgenommen werden. Dies kann z. B. durch eine Mitarbeiterbefragung erfolgen.

Bei der Formulierung des angestrebten Sollzustands muss jedoch zwischen dem Erstrebenswerten und dem voraussichtlich Machbaren unterschieden werden. Daher sind die aufgenommen Wünsche und Soll-Vorgaben im Hinblick auf eine mögliche Zielerfüllung und Schwachstellen zu untersuchen, um dann daraus ein betriebseigenes Soll-Anforderungsprofil ableiten zu können.

Das Festlegen der Ziele ist besonders wichtig, um die Schichtplanvarianten ausarbeiten und bewerten zu können sowie am Ende des Projekts den Abgleich der Zielerreichung mit dem neuen Schichtmodell machen zu können.

 

Analyse der benötigten Unternehmensbedürfnisse

 

Bevor mit der Schichtplangestaltung begonnen werden kann, müssen die vom Unternehmen benötigten Arbeitszeiten, Produktionszeiten und ggf. Auftragsschwankungen ermittelt werden. Anschließend kann auf dieser Grundlage eine Personalbedarfsrechnung durchgeführt werden.

Wichtig dabei ist, sich zunächst einmal von der bisherigen Arbeitsorganisation zu lösen, um den funktionsbezogenen Personalbedarf unvoreingenommen exakt ermitteln zu können. Das neue Arbeitszeitmodell steht und fällt mit der Ermittlung des für die Produktion benötigten Personals. Dabei sollte man sehr detailliert vorgehen und sich viel Zeit nehmen, um zusätzliche Kosten und Fehlplanungen bei der Schichtplanung zu vermeiden.

Anschließend können Schichtplanvarianten erstellt, gegenüberstellt, bewertet und mit den Zielvorgaben abgeglichen werden, so dass daraus resultierend das optimale Schichtsystem abgeleitet werden kann.

 

Arbeitswissenschaftliche Empfehlungen beachten

 

Bei der Erarbeitung von Schichtplänen ist zu prüfen, ob die arbeitsmedizinischen Erkenntnisse (z. B. vorwärts-rotierende Schichtsysteme, nicht mehr als 3 Nachtschichten hintereinander, geblockte Wochenendfreizeiten) in das Schichtsystem eingearbeitet werden sollen. Die Einbeziehung der gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse in die Schichtplangestaltung ist im Arbeitszeitgesetz § 6 (Abs.1). festgeschrieben. Durch diese gesetzliche Regelung sollen der Gesundheitsschutz und die Sicherheit der Nacht- und Schicht-Arbeitnehmer gewährleistet und somit eine gesundheitsgerechte Gestaltung der Arbeitszeit bei der Schichtplanung sichergestellt werden.

Nähere Informationen zum Thema Arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse finden Sie hier.

 

Ständige Betreuung der Einführung

 

Während des Einführungsprozesses geht es darum, die in der Planungsphase gewonnenen Erkenntnisse, die in ein tragfähiges und funktionierendes Konzept umgesetzt wurden, in das Unternehmen einzuführen.

Wichtig ist, dass in dieser Phase eine permanente Betreuung stattfindet. Denn selbst wenn sehr sorgfältig bei der Schichtplan-Gestaltung vorgegangen wurde, können bei dem täglichen betrieblichen Einsatz der Schichtsysteme unerwartete Probleme auftreten, die zusätzliche und flankierende Maßnahmen erforderlich machen. Dies kann z. B. eine Anpassung der Schichtplanparameter, ein neuer Schichtrhythmus oder eine weitere Mitarbeiter-Informationsveranstaltung zum Umgang mit dem neuen Schichtsystem bedeuten.

In dieser Phase ist es bereits empfehlenswert durch Fragebögen von den Mitarbeitern Feedback zu erhalten, welche positiven und negativen Erfahrungen sie mit dem neuen Schichtsystem gemacht haben. Aus den Ergebnissen können evtl. in der Evaluationsphase Verbesserungen am Schichtsystem abgeleitet werden. Außerdem kann die Einbeziehung zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation führen.

 

Feedback der Mitarbeiter systematisch auswerten

 

In der Evaluationsphase werden die bisherigen in der Praxis erlangten Erfahrungen, Erkenntnisse und Umsetzungsschwierigkeiten mit dem neu eingeführten Schichtsystem geprüft, um gegebenenfalls Anpassungen vornehmen zu können. So werden die Rückmeldungen aller Akteure gesammelt und die positiven und negativen Erkenntnisse gegenübergestellt.

Eine systematische Analyse sollte spätestens nach zwölf Monaten erstellt und ausgewertet werden. Im Anschluss daran kann entschieden werden, ob und welche Veränderungen des Schichtsystems erforderlich und welche flankierenden Maßnahmen notwendig sind. Wichtige kurzfristige Schichtplan-Anpassungen können und sollten je nach Dringlichkeit auch vorzeitig umgesetzt werden.

Neben sich abzeichnenden Fehlentwicklungen können die Ergebnisse der Analyse auch aufzeigen, inwieweit das praktizierte Schichtsystem noch passend ist. Wurden die Unternehmensziele (siehe Erfassen des Soll-Zustands) nicht oder nicht ausreichend erreicht, kann aufgrund der Analyseergebnisse ein neuer Soll-Ist-Vergleich erfolgen. Dabei kann die Analyse zum einen auf einer quantitativen Überprüfung (abasierend auf Daten) und zum anderen auf einer qualitativen Überprüfung (basierend auf Gesprächen) vorgenommen werden.

 

Permanente Überprüfung der bestehenden Schichtsysteme durchführen!

 

Das bestehende Schichtsystem sollte auch zukünftig permanent auf seine Funktionsfähigkeit überprüft werden, denn es können sich die Unternehmens-Anforderungen und somit die Zielvorgaben im Laufe der Zeit verändern. Dies können z.B. betriebliche, tarifvertragliche Veränderungen oder veränderte Auftragsanforderungen sein.

Nur durch eine erneute Überprüfung weiß das Unternehmen, ob das bestehende Schichtsystem noch bedarfsgerecht und für die Organisation von Vorteil ist.

 

Tipp: Lesen Sie zum Thema auch den Artikel: Schichtsystem einführen – Praxisbeispiele

 

 

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